Um das neue Campus-Management-System zu implementieren, sind zahlreiche Teams am Projekt beteiligt:

• Teilprojekte: Sie optimieren die Prozesse der Studienorganisation und lassen sie vom Software-Anbieter ins neue Campus-Management-System übertragen. Die Anforderungen ans System werden sukzessiv in fünf Teilprojekten umgesetzt: Bewerbung und Zulassung (BuZ), Studierendenmanagement (STUD), Studiengangsmanagement (STG), Lehrveranstaltungsmanagement (LVM) und Prüfungsmanagement (PRM).
• Querschnittsteilprojekte: Sie unterstützen die Teilprojekte mit ihrer Expertise und setzen teilprojektübergreifende Aspekte um. Es wurden insgesamt drei Querschnittsteilprojekte gebildet, die in den Bereichen IT, Statistik und Reformvorhaben aktiv sind.
• Kernteam: Es steuert das Projekt als Ganzes. Außerdem koordiniert und berät es die verschiedenen Teams des Projekts.
• Lenkungskreis: Er steht allen Projektbeteiligten beratend zur Seite und trifft übergeordnete Entscheidungen.
• Auftraggeber des Projekts: Der Kanzler der HTW Berlin und der Vizepräsident für Studium, Lehre und Internationales haben das Projekt initiiert und begleiten es auf strategischer Ebene.

Die Beteiligten des Projekts arbeiten eng mit dem Software-Anbieter zusammen und haben regelmäßig die Gelegenheit, einen Blick auf das neue Campus-Management-System zu werfen. Das ermöglicht es, eventuelle Fehler frühzeitig zu erkennen und Änderungswünsche sofort einzubringen.

Das Projekt wird zusammen mit der Datenlotsen Informationssysteme GmbH durchgeführt, die ihre Software CampusNet bereits an über 70 Hochschulen erfolgreich eingeführt hat. Zusammen mit der HTW Berlin richten die Datenlotsen das neue Campus-Management-System HTW-spezifisch ein.

Das Gesamtprojekt wird außerdem insbesondere zu Projektbeginn von den Hochschulberater_innen der human digitals GmbH unterstützt.